Пока не изобрели ни машину времени, ни маховик, приходится довольствоваться следующей по приятности опцией — тайм-менеджментом. Это не только про эффективность, но и про спокойствие и удовольствие от жизни. Порядок в делах — порядок в голове и отсутствие лишнего стресса. Проверь свою систему управления временем на базовые элементы:
1: Избавиться от активностей, которые съедают время
Лишние или неэффективные действия тратят мало того что время, но еще и энергию и ресурсы (1). Которые вообще-то можно на что-то более полезное пустить. Это всё может принимать разные формы, от очевидного “залип в интернете” до более хитрого “прыгал между задачами и ничего не успел”.
Чтобы найти и устранить “пожирателей времени”, подойдёт простая система отслеживания, по-старинке в тетради или с помощью приложений вроде SaveMyTime, где всё распределяется по категориям и потом автоматически считается. А потом ищем решение. Например, постоянное переключение между разными типами задач лечится распределением в блоки: сначала ответы на все письма, потом проверка рабочих чатов, потом организационные задачи.
2: Разобраться с перфекционизмом
Если вы считаете, что перфекционизм — похвальная черта, тогда мы идём к вам. На самом деле это прекрасный повод для самокритики, страха ошибиться, сомнений и установки недостижимых стандартов (2). Результат — разочарование и потеря времени на неважное (3). Поэтому избавляемся от мышления по типу “идеально или никак”, настраиваемся на неизбежность ошибок и дробим задачи, чтобы снизить градус ответственности.
3: Найти причину прокрастинации
По сути прокрастинация — это поведение, позволяющее избегать чего-то неприятного. Например, из страха провала или, как ни парадоксально, успеха. Для каждой ситуации свои причины, но решение одно — осознать и затем менять привычные механизмы поведения. Тут в ход идут инструменты от базовых навыков работы с целями до серьёзной работы с психологом, например, в когнитивно-поведенческой терапии (4).
4: Не брать на себя лишнее
Как часто ты соглашаешься на дополнительные задачи, а потом жалеешь? Или наоборот жалеешь, что пришлось отказать, но как-то невежливо вышло. Спасёт работа над формулировками!
Допустим, классика: прилетает задача, которую надо было сделать ещё вчера, ну или, в крайнем случае, сегодня. Времени уже явно не хватает, поэтому отвечаем так: “Чтобы выполнить эту задачу, мне нужно сделать А, а это занимает столько-то часов. Времени до дедлайна не осталось, и, учитывая сложность задачи, более реалистичным сроком будет Б”. А там уже решение за заказчиком. Но в 90% случаев это срабатывает, и оказывается, что дедлайны совсем не такие жёсткие.
5: Расставить приоритеты
Работа с приоритетами часто определяет общую продуктивность, ибо не все задачи равны. По крайней мере, это помогает не истратить все силы на проект, который надо завершить через пару недель, упустив при этом важное дело с дедлайном в три дня. Но приоритеты — далеко не всегда про срочность. Иногда самые горящие задачи оказываются малозначимыми или их можно спокойно делегировать. Как рассортировать все свои задачи по приоритетам — читай здесь.
6: Дать место “глубокой” работе
В смысле спланировать и создать условия для спокойной, погруженной работы, когда ничего не отвлекает (5). Это похоже на состояние потока: абсолютная концентрация и такое растворение в процессе, что время как бы исчезает. Такой режим работы считается самым продуктивным. А значит, за несколько часов можно сделать больше и качественнее, чем когда дела растекаются на весь день.
7: Придерживаться правила 80/20
Оно ещё называется принципом Парето и учитывает, что результативность не связана напрямую с вложенными усилиями (6). Это не про те случаи, когда бился-бился, но ничего не вышло, а про то, что некоторые простые действия могут сильно продвигать вперёд. Например, написать потенциальному заказчику письмо, скорее всего, окажется более результативным действиям, чем в очередной раз менять дизайн сайта с портфолио, чтобы стало красиво.
Согласно принципу Парето, 20% работы — это ключевое, а все остальное опционально. 20% времени принесут 80% результата, а остальное — игры со шрифтами. Соответственно, эти 20% и должны стать главным фокусом внимания.
Сознательное управление временем помогает распределить его между всеми сферами жизни и быстро приспосабливаться к изменениям. Это универсальный навык, но особенно он важен для людей самостоятельных — предпринимателей, фрилансеров и прочих удалёнщиков, за которых никто другой границы не расставит. А как у тебя с тайм-менеджментом?
— — — — —
Подписывайся на наш Telegram-канал о проверенных научных техниках и подходах к тайм-менеджменту и личной эффективности. Там ты найдешь бесплатные шаблоны для планирования под свои цели.
1: Избавиться от активностей, которые съедают время
Лишние или неэффективные действия тратят мало того что время, но еще и энергию и ресурсы (1). Которые вообще-то можно на что-то более полезное пустить. Это всё может принимать разные формы, от очевидного “залип в интернете” до более хитрого “прыгал между задачами и ничего не успел”.
Чтобы найти и устранить “пожирателей времени”, подойдёт простая система отслеживания, по-старинке в тетради или с помощью приложений вроде SaveMyTime, где всё распределяется по категориям и потом автоматически считается. А потом ищем решение. Например, постоянное переключение между разными типами задач лечится распределением в блоки: сначала ответы на все письма, потом проверка рабочих чатов, потом организационные задачи.
2: Разобраться с перфекционизмом
Если вы считаете, что перфекционизм — похвальная черта, тогда мы идём к вам. На самом деле это прекрасный повод для самокритики, страха ошибиться, сомнений и установки недостижимых стандартов (2). Результат — разочарование и потеря времени на неважное (3). Поэтому избавляемся от мышления по типу “идеально или никак”, настраиваемся на неизбежность ошибок и дробим задачи, чтобы снизить градус ответственности.
3: Найти причину прокрастинации
По сути прокрастинация — это поведение, позволяющее избегать чего-то неприятного. Например, из страха провала или, как ни парадоксально, успеха. Для каждой ситуации свои причины, но решение одно — осознать и затем менять привычные механизмы поведения. Тут в ход идут инструменты от базовых навыков работы с целями до серьёзной работы с психологом, например, в когнитивно-поведенческой терапии (4).
4: Не брать на себя лишнее
Как часто ты соглашаешься на дополнительные задачи, а потом жалеешь? Или наоборот жалеешь, что пришлось отказать, но как-то невежливо вышло. Спасёт работа над формулировками!
Допустим, классика: прилетает задача, которую надо было сделать ещё вчера, ну или, в крайнем случае, сегодня. Времени уже явно не хватает, поэтому отвечаем так: “Чтобы выполнить эту задачу, мне нужно сделать А, а это занимает столько-то часов. Времени до дедлайна не осталось, и, учитывая сложность задачи, более реалистичным сроком будет Б”. А там уже решение за заказчиком. Но в 90% случаев это срабатывает, и оказывается, что дедлайны совсем не такие жёсткие.
5: Расставить приоритеты
Работа с приоритетами часто определяет общую продуктивность, ибо не все задачи равны. По крайней мере, это помогает не истратить все силы на проект, который надо завершить через пару недель, упустив при этом важное дело с дедлайном в три дня. Но приоритеты — далеко не всегда про срочность. Иногда самые горящие задачи оказываются малозначимыми или их можно спокойно делегировать. Как рассортировать все свои задачи по приоритетам — читай здесь.
6: Дать место “глубокой” работе
В смысле спланировать и создать условия для спокойной, погруженной работы, когда ничего не отвлекает (5). Это похоже на состояние потока: абсолютная концентрация и такое растворение в процессе, что время как бы исчезает. Такой режим работы считается самым продуктивным. А значит, за несколько часов можно сделать больше и качественнее, чем когда дела растекаются на весь день.
7: Придерживаться правила 80/20
Оно ещё называется принципом Парето и учитывает, что результативность не связана напрямую с вложенными усилиями (6). Это не про те случаи, когда бился-бился, но ничего не вышло, а про то, что некоторые простые действия могут сильно продвигать вперёд. Например, написать потенциальному заказчику письмо, скорее всего, окажется более результативным действиям, чем в очередной раз менять дизайн сайта с портфолио, чтобы стало красиво.
Согласно принципу Парето, 20% работы — это ключевое, а все остальное опционально. 20% времени принесут 80% результата, а остальное — игры со шрифтами. Соответственно, эти 20% и должны стать главным фокусом внимания.
Сознательное управление временем помогает распределить его между всеми сферами жизни и быстро приспосабливаться к изменениям. Это универсальный навык, но особенно он важен для людей самостоятельных — предпринимателей, фрилансеров и прочих удалёнщиков, за которых никто другой границы не расставит. А как у тебя с тайм-менеджментом?
— — — — —
- Gordon C. E., Borkan S. C. (2014). Recapturing time: A practical approach to time management for physicians. Postgraduate Medical Journal, 90(1063), 267–272.
- Rice K. G., Richardson C. M., Clark D. (2012). Perfectionism, procrastination, and psychological distress. Journal of Counseling Psychology, 59(2), 288-302.
- Shafran R., Coughtrey A., Kothari R. (2016). New frontiers in the treatment of perfectionism. International Journal of Cognitive Therapy, 9(2), 156–170.
- Van Eerde W., Klingsieck K. B. (2018). Overcoming procrastination? A meta-analysis of intervention studies. Educational Research Review, 25, 73–85.
- Bhargava P. (2016). Deep work: A productivity superpower. Current Problems in Diagnostic Radiology, 46(1), 1–2.
- Vaccaro P. J. (2000). The 80/20 rule of time management. Family Practice Management, 7(8), 76.
Подписывайся на наш Telegram-канал о проверенных научных техниках и подходах к тайм-менеджменту и личной эффективности. Там ты найдешь бесплатные шаблоны для планирования под свои цели.
