Понимание базовых принципов управления временем должно помочь нам успевать больше и становиться успешнее. Мы охотно составляем to-do-листы, расписываем свой день по минутам и планируем встречи в рабочих календарях. Но независимо от того, какими делами мы наполняем день, время, которым мы так стремимся управлять, остается неизменным: как бы мы ни старались, в сутках всего 24 часа.
Тайм-менеджмент поможет тебе, если нужно вычеркнуть из списка дел менее приоритетные, но когда речь идет об успехе планирования, есть еще одна идея, которую нельзя не принимать во внимание, — это управление внутренним ресурсом. Управлять ресурсом и временем одновременно мешают четыре ошибки.
1. Эффективность ≠ Результативность
Часто кажется, что чем больше задач мы выполняем, тем лучше работаем.
Особенно если при этом мы ведем список дел и вычеркиваем из него каждую выполненную задачу. Благодаря таким галочкам мозг получает дополнительную стимуляцию за счет выброса гормонов дофамина и серотонина: мы испытываем удовольствие от выполненной работы и получаем мотивацию на дальнейшее движение. С эмоциональной точки зрения приятнее быть эффективным, чем результативным.
Но значит ли это, что мы тратим время на действительно важные вещи? Иногда в погоне за эффективностью мы забываем о том, каких именно результатов добиваемся. Однако для сбалансированной и продуктивной работы оба этих понятия: эффективность и результативность — крайне важны.
Как правило, легче добиться высоких результатов в том, что мы делаем часто (со временем навык и скорость растут). Иными словами, наша текущая занятость — это та самая зона эмоционального комфорта, из которой не всегда хочется выходить.
Но даже если мы умеем что-то делать и делаем это хорошо — не факт, что мы делаем то, что нам нужно. Порой эффективно мы выполняем вовсе не то, что было бы полезно для нашего роста, — и в итоге не добиваемся того результата, который хотели получить.
Эффективность без результативности так же плоха, как результативность без эффективности.
2. Работать много ≠ Работать хорошо
Чарльз Дарвин работал всего 3–4 часа в сутки. Можно посчитать его бездельником, но за свою жизнь ученый написал 19 книг, среди которых «Происхождение видов» — до сих пор один из главных трудов по биологии. При этом он много времени проводил на природе, ходил, читал и отдыхал.
После подъема, прогулки и завтрака Дарвин приступал к работе. Через полтора часа прерывался на разбор почты. В 10:30 снова возвращался к работе, а ближе к полудню считал работу на день завершенной. Он делал перерыв на сон, повторял прогулку и присоединялся к семье за ужином.
Вероятно, именно такой распорядок позволял Дарвину находить идеальный баланс между работой и отдыхом, сосредоточиться на творчестве и быть плодовитым. Этот распорядок кардинально отличается от уклада жизни многих современных горожан. Сегодня мы как будто не можем позволить себе работать меньше. Приходится держать руку на пульсе в течение дня, чтобы не упустить чего-то важного. Но очевидно, что можно по-другому подходить к работе и быть успешным в делах. Пример Дарвина показывает, что не всегда обязательно тратить на работу 8 часов, чтобы прийти к выдающемуся результату.
3. Многозадачность ≠ Грамотное распределение времени и сил
Умение работать в режиме многозадачности — один из самых популярных навыков, которые запрашивают работодатели, а соискатели указывают в резюме. Кажется, что этот навык действительно хорош: с ним мы можем оперативно закрывать входящие задачи, переключаясь и параллельно рабочие процессы. Но вопреки легенде о Юлии Цезаре, делавшем 3 дела одновременно, человеческий мозг способен эффективно выполнять только одну задачу за один отрезок времени. Это касается и работы в офисе в окружении переговаривающихся коллег: это не так продуктивно, как возможность решать задачу сосредоточенно, сидя в личном кабинете.
Проблема в том, что любой посторонний шум (чей-то разговор или телевизор, работающий в фоновом режиме) заставляет наш мозг постоянно переключаться, даже если мы этого не замечаем. Переключение между отвлекающими факторами со скоростью в несколько миллисекунд в итоге приводит к потере концентрации на приоритетных задачах.
Не только информационный шум снижает производительность: иногда мы организуем свое расписание так, что следование ему снижает нашу способность концентрироваться. Используя основы тайм-менеджмента, мы составляем список дел, но часто не обращаем внимания на характер задач. В результате расписание предполагает постоянное переключение между задачами разного типа. Наша работа над текстами, например, прерывается утром встречами, днем — созвонами с коллегами, а вечером — ответами на срочные письма.
4. Работать по ночам ≠ Работать с утра до вечера
Организм человека существует в тесной связи с ритмами светового дня. За синхронизацию уровня активности со сменой дня и ночи отвечает передняя часть гипоталамуса — супрахиазматическое ядро. Именно оно синхронизирует работу биологических часов организма, отвечая за выработку мелатонина и изменение температуры тела, в результате чего мы испытываем сонливость и прерываемся на сон.
У «сов» циркадные ритмы от рождения смещены, поэтому они чувствуют себя лучше, придерживаясь режима с более поздним засыпанием и бодрствованием. Но исследования показали, что таких людей не больше 20%.
Получается, что многие люди, определяющие себя как «совы», на самом деле ими не являются — однако продолжают практиковать поздние подъемы и засиживаются допоздна, пытаясь завершить начатые дела. Тем временем их внутренний ресурс страдает от работы в неподходящее время.
Выходит, большинство полуночников — не «совы», а те, кто не справляются с организацией распорядка дня.
Но и в течение дня мы не одинаково склонны решать аналитические и творческие задачи — в этом мы тоже подвержены определенным ритмам. Так, в ходе экспериментов ученые пришли к выводу, что пик способности решать сложные аналитические задачи приходится на утренние часы (1). А для задач, требующих озарения, лучше подходит вторая половина дня: в это время уровень когнитивной бдительности, позволяющий нам меньше отвлекаться на посторонние мысли, снижается, поэтому нам легче заметить неочевидные взаимосвязи.
—————
1) Sievertsen HH, Gino F, Piovesan M. Cognitive fatigue influences students' performance on standardized tests. Proc Natl Acad Sci U S A. 2016 Mar 8;113(10):2621-4. doi: 10.1073/pnas.1516947113. Epub 2016 Feb 16. PMID: 26884183; PMCID: PMC4790980.
