… но жить без них не могут. Даже самым маленьким командам приходится собираться за столом переговоров или в Zoom’e, на худой конец. Раз это неизбежно, то как превратить митинги из кошмара в продуктивное — более или менее — мероприятие?
Ответ в подготовке. Рабочие встречи — это не тот случай, когда можно плыть по течению и наслаждаться процессом. То, как всё пройдёт, сильно зависит от того, что было сделано до. К каждому совещанию должны быть подготовлены:
Четкие цели
Участники должны четко представлять, чему посвящена встреча, поэтому заранее устанавливаем тему. Просто “еженедельная планёрка” — так себе формулировка. Все должны понимать, что кроется за этим словосочетанием: отчёт о задачах с прошлой недели, планы на следующую, обсуждение продукта и что-то другое. Просто придём и разберёмся — рецепт провала. А если не ты отвечаешь за организацию, всегда можно запросить детали за пару дней до.
План собрания
Опять же, конкретный. Это не “обсудить А”, “обсудить ещё немного”, “подбить итоги”, “назначить следующее совещание”. Составляем список вопросов и желаемых решений, а также назначаем людей, ответственных за каждый пункт. Иначе получится, что два часа обсуждали и ни до чего не договорились — встретимся через неделю.
Понимание роли каждого
Заранее составленный план позволит не включать тех, кто не в курсе, и не тратить лишнее время на объяснения. Также полезно назначить человека, который будет отвечать за заметки и сможет разослать их всем участникам после встречи, особенно если будет много людей. Если же ты просто участник, то список присутствующих всё равно поможет подготовиться к встрече и избежать внезапных вопросов. Или же наоборот, не планировать обсуждение тех вопросов, на которые некому ответить.
Релевантные материалы
Ты же не заявишься на день рождения без подарка или угощения? С совещаниями также. Приходить неподготовленным — дурной тон. Изучи тему заранее, не надеясь, что подхватишь в процессе. И, конечно, все необходимые материалы должны быть под рукой, даже если кажется, будто знаешь всё вдоль и поперёк. Наверняка возникнет вопрос о деталях, ради которых придётся неловко копаться в файлах и почте.
Когда все четыре пункта выполнены, проще не распыляться и добиться нужного результата. Остаётся только жестко следить за временем. Ну а если твой план — подключиться к совещанию и потратить это время на соцсети или проверку почты, то стоит ли вообще приходить?