"Татьяна, ты столько успеваешь! Как тебя хватает на всё?" — один из самых частых вопросов, которые я слышу. Я же предприниматель — а это означает постоянную карусель задач, сообщений в мессенджерах, встреч, писем... Рассказываю, что помогает мне.
Внимание — один из важнейших ресурсов. Но в течение дня за него борется тысяча вещей. Вот кто-то позвонил, пришло письмо и выскочило уведомление на телефоне, коллега задал вопрос... Да и просто ожидание какого-то сообщения не даёт полностью сосредоточиться.
Все эти мелкие задачки атакуют со всех сторон, крадут часть твоего внимания и снижают продуктивность. Даже если отвлекающий фактор в виде общительного коллеги или неотвеченных писем перестаёт действовать, в 40% случаев люди вообще не возвращаются к задаче, которой занимались до этого (1). Если и возвращаются, то на восстановление фокуса после телефонного звонка уходит до 15 минут (2), а после ответа на письмо — 2-3 минуты (3). Можешь посчитать, сколько часов в день тратится на то, чтобы "собраться с мыслями", когда активно пользуешься почтой. И чем более творческая и "умозатратная" задача, тем сложнее к ней вернуться (4).
Что же делать, чтобы всё это не мешало работать? Нельзя ведь отказаться от почты совсем или закрыться в бункере без какой-либо связи с окружающим миром. Есть несколько проверенных способов (5, 6).
Осознать проблему. Когда увидишь, сколько времени действительно уходит на отвлечения, обязательно захочется от них избавиться. Попробуй в течение недели отслеживать, что отвлекает от работы, на какие сторонние задачи чаще всего переключаешься и сколько времени на это тратишь. Можно записывать в блокнот или использовать специальные приложения вроде RescueTime или SaveMyTime. Так ты сможешь найти основные источники отвлечений и понять, как уменьшить их влияние.
Не отвлекать себя. Скорее всего, это происходит чаще, чем кажется. Мы обращаем внимание на всё вокруг: шум за окном, открытые вкладки в браузере, оповещения о сообщениях, разговоры людей рядом... Что делать с телефоном, ты знаешь: выключить звук и убрать из поля зрения, потому что он отвлекает, даже если просто лежит рядом (7). То же самое с компьютером: убери оповещения, чтобы не всплывали лишние сообщения, и выбери отдельное время в течение дня на работу с почтой и мессенджерами.
Обстановка тоже имеет значение. Невозможно сосредоточиться, если мимо постоянно ходят люди и обсуждают рабочие проблемы. Если нет возможности найти более спокойное место и нужно изолироваться полностью, включи фоновую музыку и надень наушники. Только музыку надо подобрать такую, чтобы не отвлекала — что-то вроде эмбиента или саундтреков к компьютерным играм. А для кого-то работает фоновый звук из жизни, как в кафе или коворкингах.
"Буду через час". Для тех, кто работает не один, важно ограничить внешние отвлечения со стороны коллег и начальников. Ну, хотя бы коллег — для начала. Договоритесь, когда тебя нельзя беспокоить. Это особенно критично, если работаешь над сложными задачами, которые требуют максимальной концентрации. Подобных дел в течение дня обычно на несколько часов, так что коллеги совершенно точно переживут недостаток общения.
Использовать триггеры. Мы уже много раз обсуждали роль триггеров в формировании привычек. Они помогут и здесь. Во-первых, они станут дополнительным стимулом к началу работы после отвлечения. А во-вторых, могут передавать сигнал "я занят" другим людям. Угадаешь, что так действует? Наушники! Можно даже и не слушать музыку или включить белый шум, но все вокруг поймут, что ты работаешь и лучше не отвлекать.
Писать меньше. Тут ****краткость — сестра продуктивности. Если ты из тех, кто любит писать длинные е-мейлы, попробуй ограничить время на написание каждого письма до 2 минут. Твоя цель — в два раза меньше слов, чем обычно. Четыре-пять предложений, и хватит. Это сэкономит время и тебе, и получателю.
Разберись с мессенджерами тоже. Постоянные сообщения не сильно снижают продуктивность лишь тогда, когда в задаче есть частые естественные паузы или когда дело не требует больших умственных усилий. Если переписка — это не отдельная рабочая задача, то стоит пользоваться чатами только в свободное время.
Оставлять напоминалки. Это уже для более серьёзных отвлечений. Чтобы легче вернуться к основной задаче, надо оставить для себя ключ, который подскажет, что делать дальше. Например, написать на листочке следующую маленькую задачу или открыть окно программы, в которой работаешь, и оставить курсор на нужной кнопке. Так будет легче вспомнить, на чем тебя прервали, и продолжить работу.
Все эти подходы помогут тебе расчистить несколько дополнительных часов в день, которые можно потратить на что-нибудь более полезное. Как думаешь, что больше всего мешает тебе?
— — — — —
Внимание — один из важнейших ресурсов. Но в течение дня за него борется тысяча вещей. Вот кто-то позвонил, пришло письмо и выскочило уведомление на телефоне, коллега задал вопрос... Да и просто ожидание какого-то сообщения не даёт полностью сосредоточиться.
Все эти мелкие задачки атакуют со всех сторон, крадут часть твоего внимания и снижают продуктивность. Даже если отвлекающий фактор в виде общительного коллеги или неотвеченных писем перестаёт действовать, в 40% случаев люди вообще не возвращаются к задаче, которой занимались до этого (1). Если и возвращаются, то на восстановление фокуса после телефонного звонка уходит до 15 минут (2), а после ответа на письмо — 2-3 минуты (3). Можешь посчитать, сколько часов в день тратится на то, чтобы "собраться с мыслями", когда активно пользуешься почтой. И чем более творческая и "умозатратная" задача, тем сложнее к ней вернуться (4).
Что же делать, чтобы всё это не мешало работать? Нельзя ведь отказаться от почты совсем или закрыться в бункере без какой-либо связи с окружающим миром. Есть несколько проверенных способов (5, 6).
Осознать проблему. Когда увидишь, сколько времени действительно уходит на отвлечения, обязательно захочется от них избавиться. Попробуй в течение недели отслеживать, что отвлекает от работы, на какие сторонние задачи чаще всего переключаешься и сколько времени на это тратишь. Можно записывать в блокнот или использовать специальные приложения вроде RescueTime или SaveMyTime. Так ты сможешь найти основные источники отвлечений и понять, как уменьшить их влияние.
Не отвлекать себя. Скорее всего, это происходит чаще, чем кажется. Мы обращаем внимание на всё вокруг: шум за окном, открытые вкладки в браузере, оповещения о сообщениях, разговоры людей рядом... Что делать с телефоном, ты знаешь: выключить звук и убрать из поля зрения, потому что он отвлекает, даже если просто лежит рядом (7). То же самое с компьютером: убери оповещения, чтобы не всплывали лишние сообщения, и выбери отдельное время в течение дня на работу с почтой и мессенджерами.
Обстановка тоже имеет значение. Невозможно сосредоточиться, если мимо постоянно ходят люди и обсуждают рабочие проблемы. Если нет возможности найти более спокойное место и нужно изолироваться полностью, включи фоновую музыку и надень наушники. Только музыку надо подобрать такую, чтобы не отвлекала — что-то вроде эмбиента или саундтреков к компьютерным играм. А для кого-то работает фоновый звук из жизни, как в кафе или коворкингах.
"Буду через час". Для тех, кто работает не один, важно ограничить внешние отвлечения со стороны коллег и начальников. Ну, хотя бы коллег — для начала. Договоритесь, когда тебя нельзя беспокоить. Это особенно критично, если работаешь над сложными задачами, которые требуют максимальной концентрации. Подобных дел в течение дня обычно на несколько часов, так что коллеги совершенно точно переживут недостаток общения.
Использовать триггеры. Мы уже много раз обсуждали роль триггеров в формировании привычек. Они помогут и здесь. Во-первых, они станут дополнительным стимулом к началу работы после отвлечения. А во-вторых, могут передавать сигнал "я занят" другим людям. Угадаешь, что так действует? Наушники! Можно даже и не слушать музыку или включить белый шум, но все вокруг поймут, что ты работаешь и лучше не отвлекать.
Писать меньше. Тут ****краткость — сестра продуктивности. Если ты из тех, кто любит писать длинные е-мейлы, попробуй ограничить время на написание каждого письма до 2 минут. Твоя цель — в два раза меньше слов, чем обычно. Четыре-пять предложений, и хватит. Это сэкономит время и тебе, и получателю.
Разберись с мессенджерами тоже. Постоянные сообщения не сильно снижают продуктивность лишь тогда, когда в задаче есть частые естественные паузы или когда дело не требует больших умственных усилий. Если переписка — это не отдельная рабочая задача, то стоит пользоваться чатами только в свободное время.
Оставлять напоминалки. Это уже для более серьёзных отвлечений. Чтобы легче вернуться к основной задаче, надо оставить для себя ключ, который подскажет, что делать дальше. Например, написать на листочке следующую маленькую задачу или открыть окно программы, в которой работаешь, и оставить курсор на нужной кнопке. Так будет легче вспомнить, на чем тебя прервали, и продолжить работу.
Все эти подходы помогут тебе расчистить несколько дополнительных часов в день, которые можно потратить на что-нибудь более полезное. Как думаешь, что больше всего мешает тебе?
— — — — —
- O'Conaill B., Frohlich D. Timespace in the workplace: Dealing with interruptions. Human factors in computing systems, pp. 262-263. 1995.
- DeMarco T., Lister T. Peopleware: productive projects and teams. Dorset House Publishing Co. Inc. New York, NY, USA. 1987.
- Jackson T., Dawson, R., Wilson, D. Reducing the effect of email interruptions on employees. International Journal of Information Management, 23(1): 55–65. 2003.
- Van Solingen R., Berghout E., van Latum F. Interrupts: just a minute never is. IEEE Software, 15(5): 97–103. 1998.
- Trafton J. G., Monk C. A. Task Interruptions. Reviews of Human Factors and Ergonomics, 3(1): 111–126. 2007.
- Sykes E. R. Interruptions in the workplace: A case study to reduce their effects. International Journal of Information Management, 31(4): 385–394. 2011.
- Thornton B. et al. The Mere Presence of a Cell Phone May be Distracting. Social Psychology, 45: 479-488. 2014.
