"Татьяна, ты столько успеваешь! Как тебя хватает на всё?" — один из самых частых вопросов, которые я слышу. Я же предприниматель — а это означает постоянную карусель задач, сообщений в мессенджерах, встреч, писем... Рассказываю, что помогает мне.
Внимание — один из важнейших ресурсов. Но в течение дня за него борется тысяча вещей. Вот кто-то позвонил, пришло письмо и выскочило уведомление на телефоне, коллега задал вопрос... Да и просто ожидание какого-то сообщения не даёт полностью сосредоточиться.
Все эти мелкие задачки атакуют со всех сторон, крадут часть твоего внимания и снижают продуктивность. Даже если отвлекающий фактор в виде общительного коллеги или неотвеченных писем перестаёт действовать, в 40% случаев люди вообще не возвращаются к задаче, которой занимались до этого (1). Если и возвращаются, то на восстановление фокуса после телефонного звонка уходит до 15 минут (2), а после ответа на письмо — 2-3 минуты (3). Можешь посчитать, сколько часов в день тратится на то, чтобы "собраться с мыслями", когда активно пользуешься почтой. И чем более творческая и "умозатратная" задача, тем сложнее к ней вернуться (4).
Что же делать, чтобы всё это не мешало работать? Нельзя ведь отказаться от почты совсем или закрыться в бункере без какой-либо связи с окружающим миром. Есть несколько проверенных способов (5, 6).
Осознать проблему. Когда увидишь, сколько времени действительно уходит на отвлечения, обязательно захочется от них избавиться. Попробуй в течение недели отслеживать, что отвлекает от работы, на какие сторонние задачи чаще всего переключаешься и сколько времени на это тратишь. Можно записывать в блокнот или использовать специальные приложения вроде RescueTime или SaveMyTime. Так ты сможешь найти основные источники отвлечений и понять, как уменьшить их влияние.
Не отвлекать себя. Скорее всего, это происходит чаще, чем кажется. Мы обращаем внимание на всё вокруг: шум за окном, открытые вкладки в браузере, оповещения о сообщениях, разговоры людей рядом... Что делать с телефоном, ты знаешь: выключить звук и убрать из поля зрения, потому что он отвлекает, даже если просто лежит рядом (7). То же самое с компьютером: убери оповещения, чтобы не всплывали лишние сообщения, и выбери отдельное время в течение дня на работу с почтой и мессенджерами.
Обстановка тоже имеет значение. Невозможно сосредоточиться, если мимо постоянно ходят люди и обсуждают рабочие проблемы. Если нет возможности найти более спокойное место и нужно изолироваться полностью, включи фоновую музыку и надень наушники. Только музыку надо подобрать такую, чтобы не отвлекала — что-то вроде эмбиента или саундтреков к компьютерным играм. А для кого-то работает фоновый звук из жизни, как в кафе или коворкингах.
"Буду через час". Для тех, кто работает не один, важно ограничить внешние отвлечения со стороны коллег и начальников. Ну, хотя бы коллег — для начала. Договоритесь, когда тебя нельзя беспокоить. Это особенно критично, если работаешь над сложными задачами, которые требуют максимальной концентрации. Подобных дел в течение дня обычно на несколько часов, так что коллеги совершенно точно переживут недостаток общения.
Использовать триггеры. Мы уже много раз обсуждали роль триггеров в формировании привычек. Они помогут и здесь. Во-первых, они станут дополнительным стимулом к началу работы после отвлечения. А во-вторых, могут передавать сигнал "я занят" другим людям. Угадаешь, что так действует? Наушники! Можно даже и не слушать музыку или включить белый шум, но все вокруг поймут, что ты работаешь и лучше не отвлекать.
Писать меньше. Тут ****краткость — сестра продуктивности. Если ты из тех, кто любит писать длинные е-мейлы, попробуй ограничить время на написание каждого письма до 2 минут. Твоя цель — в два раза меньше слов, чем обычно. Четыре-пять предложений, и хватит. Это сэкономит время и тебе, и получателю.
Разберись с мессенджерами тоже. Постоянные сообщения не сильно снижают продуктивность лишь тогда, когда в задаче есть частые естественные паузы или когда дело не требует больших умственных усилий. Если переписка — это не отдельная рабочая задача, то стоит пользоваться чатами только в свободное время. Оставлять напоминалки. Это уже для более серьёзных отвлечений. Чтобы легче вернуться к основной задаче, надо оставить для себя ключ, который подскажет, что делать дальше. Например, написать на листочке следующую маленькую задачу или открыть окно программы, в которой работаешь, и оставить курсор на нужной кнопке. Так будет легче вспомнить, на чем тебя прервали, и продолжить работу.
Все эти подходы помогут тебе расчистить несколько дополнительных часов в день, которые можно потратить на что-нибудь более полезное. Как думаешь, что больше всего мешает тебе?
— — — — —
O'Conaill B., Frohlich D. Timespace in the workplace: Dealing with interruptions. Human factors in computing systems, pp. 262-263. 1995.
DeMarco T., Lister T. Peopleware: productive projects and teams. Dorset House Publishing Co. Inc. New York, NY, USA. 1987.
Jackson T., Dawson, R., Wilson, D. Reducing the effect of email interruptions on employees. International Journal of Information Management, 23(1): 55–65. 2003.
Van Solingen R., Berghout E., van Latum F. Interrupts: just a minute never is. IEEE Software, 15(5): 97–103. 1998.
Trafton J. G., Monk C. A. Task Interruptions. Reviews of Human Factors and Ergonomics, 3(1): 111–126. 2007.
Sykes E. R. Interruptions in the workplace: A case study to reduce their effects. International Journal of Information Management, 31(4): 385–394. 2011.
Thornton B. et al. The Mere Presence of a Cell Phone May be Distracting. Social Psychology, 45: 479-488. 2014.