Идеальной системы у меня пока нет, но какие-то ключевые параметры уже есть. И главное для меня - это структурировать свое время.
Во-первых, я обязательно заношу все фиксированные дела/встречи в календарь, без этого совместить свой проект с учебой в аспирантуре и парой волонтерских проектов было бы невозможно. Во-вторых, я планирую время, когда я отдыхаю и когда я занимаюсь задачами по проекту. И тоже заношу их в календарь.
Кроме того, я слежу за тем, чтобы не перегружать голову, поэтому все задачи выношу в Todoist, а все, что пишу, и информацию, которую сохраняю на будущее, собираю в Evernote и Google Drive. Свободная голова помогает фокусироваться на задачах и выполнять их быстрее.